Te contamos qué es Problem Framing y cómo podés utilizar esta técnica para definir correctamente los problemas a resolver en tu próximo Design Sprint.

En su famoso libro Sprint, Jake Knapp afirma que el objetivo principal de un Design Sprint es resolver grandes problemas y testear ideas nuevas en sólo cinco días. 

Pero, ¿cómo podemos saber si un problema es lo suficientemente grande? Existe una forma de hacerlo y se llama Problem Framing. 

Cuando comenzamos a trabajar en un proyecto de alto riesgo es indispensable identificar correctamente el problema que se quiere resolver. 

No obstante, cada stakeholder suele tener una visión distinta acerca de cuál es el problema a resolver y cómo debería abordarse la solución. Esto puede llevar a los equipos a tomar decisiones de producto equivocadas o infundadas.

Definir correctamente el problema nos permite aprovechar al máximo un Design Sprint y asegurarse que nuestro proyecto avanza por el camino adecuado. En este artículo te vamos a explicar qué es Problem Framing y cómo podés aplicar esta técnica en tus proyectos.

Qué es Problem Framing y por qué es importante

Problem Framing es una metodología que nos permite comprender, definir y priorizar problemas para resolver en un Design Sprint. 

Es una técnica que ayuda a los equipos de trabajo a validar que un problema existe y que vale la pena invertir tiempo, dinero y recursos para resolverlo.
Según el fundador de Design Sprint Academy, John Vetan, implementar una instancia de Problem Framing antes de un Design Sprint es ideal para:

  1. Definir correctamente el desafío para un Design Sprint
  2. Acordar con los stakeholders el problema a resolver
  3. Elegir al equipo adecuado para el Design Sprint
  4. Comprender a los usuarios y sus necesidades concretas

Cómo definir un problema correctamente

Es importante aclarar que normalmente una instancia de Problem Framing puede llevar varios días de trabajo y requiere de la presencia de un facilitador que guíe los ejercicios y coordine la participación de cada integrante del equipo. 

En este artículo nos vamos a enfocar en una versión simplificada que incluye dos ejercicios prácticos que te van a ayudar a definir correctamente el problema para tu próximo Design Sprint en una hora o menos.

El Método W4

El método W4 es una técnica de Problem Framing que consiste en comprender las características y necesidades de los usuarios a la hora de definir un problema. El ejercicio lleva el nombre de "W4" porque apunta a responder cuatro preguntas fundamentales sobre la naturaleza de los problemas: Quién, Qué, Por qué y Dónde (Who, What, Why, and Where).

Tiempo: 30 minutos

Materiales

  • Pizarra blanca
  • Post-its
  • Marcadores / lapiceras
  • Cronómetro

1 - Preparar el entorno: 3 minutos

Antes de comenzar, es importante hacerle saber a tu equipo que el objetivo de este ejercicio es definir el problema a resolver, no plantear posibles soluciones.

Es ideal contar con un whiteboard y una habitación aislada para evitar interrupciones y facilitar la concentración. Usá un cronómetro para controlar el tiempo.

2 - Crear el cuadro W4: 2 minutos

En primer lugar, dibujá en la pizarra cuatro cuadrantes del mismo tamaño, y en cada cuadrante escribí una de estas preguntas: 

  • Quién 
  • Qué
  • Por qué
  • Dónde

3 - Responder las preguntas: 10 minutos

Si en el ejercicio participan cuatro personas o más, lo mejor es dividirse en grupos y asignar un cuadrante a cada equipo.

Usá post-its para que todos los participantes puedan escribir sus reflexiones sobre la pregunta que les tocó. Estas preguntas pueden servirte como guía:

  • Quién: ¿Quién tiene este problema? ¿Cómo es ese usuario?
  • Qué: ¿Cuál es la naturaleza del problema? ¿Qué estudios existen al respecto?
  • Por qué: ¿Por qué vale la pena resolver este problema? ¿Qué valor aportaría la solución al usuario?
  • Dónde: ¿En qué contexto surge este problema?

4 - Puesta en común: 10 minutos

Cada grupo pega sus post-its en la pizarra. El objetivo de este paso es poner en común todas las respuestas.

A continuación, cada participante debe votar las dos reflexiones más relevantes de cada cuadrante. Usá un marcador o dot-votes, que son círculos autoadhesivos que se utilizan en Sprint para contabilizar los votos. 

Lo más importante en este paso es debatir las respuestas y ponerse de acuerdo sobre los puntos más importantes para la definición del problema.

5 - Definición del problema: 5 minutos

Ahora es momento de definir el problema. El objetivo es tomar las ideas más votadas de cada cuadrante y describir el problema en un enunciado claro, directo y conciso, que incluya los puntos: Quién, Qué, Por qué y Dónde. 

La definición del problema no debería superar las dos oraciones de extensión.

Brainstorming + Matriz de Impacto / Esfuerzo.

El objetivo de este ejercicio es plantear una serie de problemas a resolver, y entender qué tan factible es, desde el punto de vista del negocio, avanzar sobre una solución.

Tiempo: 60 minutos

Materiales

  • Whiteboard
  • Post-its
  • Marcadores / lapiceras
  • Cronómetro

1 - Brainstorming de problemas: 10 minutos

En este primer paso todos los participantes deben escribir en post-its los problemas que consideran necesarios resolver en un Design Sprint. Luego, pegan todas las respuestas en la pizarra. 

Es importante eliminar los problemas duplicados o los que resultan demasiado complejos de resolver.

2 - Identificar obstáculos: 15 minutos

A continuación, cada participante debe escribir los obstáculos internos y externos que pueden aparecer a la hora de trabajar en una solución para los problemas planteados.

Alentá al equipo a que no se centre únicamente en obstáculos de tiempo, presupuesto o personal. La idea es tratar de ser específico y abarcar todas las posibilidades. 

3 - Votación: 10 minutos

Colocá los obstáculos junto a los problemas a los que comúnmente están asociados. Te recomendamos utilizar un diagrama de afinidad para agruparlos y ordenarlos.

Cada participante debe votar los dos o tres obstáculos que considere más significativos para la resolución de cada problema.

4 - Debate: 15 minutos

Teniendo en cuenta las opciones más votadas, debatí con tu equipo qué obstáculos son flexibles, cuáles son inflexibles, y cuáles se corresponden mejor con cada problema. 

Bajá las conclusiones del debate en post-its y pegalas junto a cada problema.

5 - Matriz de Impacto / Esfuerzo: 10 minutos

Finalmente, colocá todos los problemas en una matriz de Impacto / Esfuerzo.

Esto te va a permitir evaluar el impacto que esos problemas tienen en la vida de los usuarios y el esfuerzo que requiere resolverlos.

Como regla general, los problemas cuya solución tiene un impacto mayor y requieren un esfuerzo bajo son los problemas que deberías enfocarte en resolver ya mismo. Aquellos que tengan un gran impacto, pero también requieran de un esfuerzo significativo se transformarán en proyectos de mediano y largo plazo.

Mientras que los proyectos de impacto y esfuerzo bajo habrá que dejarlos en suspenso, y descartar de manera definitiva aquellos con poco impacto y alto esfuerzo.

Conclusión

Implementar una instancia de Problem Framing antes de realizar un Design Sprint permite asegurarte de que estás invirtiendo el tiempo y los recursos de forma eficiente. 

Es una técnica para organizaciones que necesitan ayuda para alinear a su equipo sobre un problema claro y específico, elegir los recursos adecuados para un proyecto y lograr consenso con los stakeholders.


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